Guía de asistente virtual para Tebra (Kareo + PatientPop): expedientes, facturación y flujos de marketing

Tebra es el nombre posterior a la fusión de Kareo y PatientPop, que se combinaron en 2021 y se renombraron en 2022. Es el EHR y plataforma de gestión de práctica dominante para consultas estadounidenses independientes individuales y de grupo pequeño, potenciando aproximadamente 150,000 proveedores en atención primaria, salud conductual, quiropráctica, optometría y docenas de pequeñas verticales de especialidad. La mayoría de los manuales de personal virtual omiten Tebra porque no es Epic ni Athena, pero si su consulta opera Tebra, el manual operativo es específico y vale la pena hacerlo bien.

Esta guía recorre el flujo del expediente de Tebra Clinical, el módulo de reclamos de Tebra Billing, el panel de marketing de PatientPop y las brechas de integración que el personal virtual necesita planificar. El estado final es un asistente médico virtual capacitado en Tebra que es productivo el día uno en vez de aprender la plataforma en el tiempo de la consulta.

El módulo de expediente de Tebra Clinical

Tebra Clinical usa un modelo de expediente basado en encuentros. Cada visita crea un encuentro con una plantilla de nota estructurada, un paso de actualización de lista de problemas, un paso de reconciliación de medicamentos y una pestaña de laboratorio e imagen. La biblioteca de plantillas es la parte más subutilizada de la plataforma: un conjunto bien construido de plantillas reduce el tiempo de documentación por encuentro entre 30 y 50 por ciento y es la única palanca más grande que la mayoría de las consultas de Tebra tienen.

Un asistente médico virtual capacitado en Tebra conoce la biblioteca de plantillas, los macros para los tipos de encuentro más comunes, los atajos de teclado para cambiar pestañas y el flujo para adjuntar registros externos al expediente. Aterrizan productivos el día uno en vez de pasar una semana aprendiendo dónde están los botones.

Tebra Billing y la lista de denegaciones que la mayoría de las consultas ignora

Tebra Billing tiene un flujo limpio de envío al cámara de compensación, publicación automatizada de ERA y una lista de denegaciones que la mayoría de las consultas no trabaja realmente. Las denegaciones se sientan en la lista hasta que envejecen más allá de las fechas límite de apelación y se castigan contablemente. Las consultas que asignan un facturador virtual a la lista de denegaciones diariamente típicamente recuperan entre 5 y 10 por ciento de ingresos previamente castigados dentro de los primeros 90 días.

Un facturador virtual de Tebra ejecuta la verificación diaria de elegibilidad sobre la agenda del día siguiente, publica los ERA conforme llegan, trabaja la lista de denegaciones por código de razón y ejecuta el reporte de envejecimiento de AR semanalmente para identificar cuentas con más de 60 días. El mismo coordinador maneja la corrida de estados de cuenta del paciente y las llamadas de seguimiento del plan de pago para cuentas de alto saldo.

Panel de marketing de PatientPop para la oficina del frente

PatientPop está dentro de Tebra y maneja los flujos orientados al marketing: automatización de solicitudes de reseñas, captura de prospectos de formulario web, integración con Google Business Profile, reserva en línea y el pipeline de prospecto web a consulta. La mayoría de las consultas usa el 30 por ciento de lo que PatientPop puede hacer, y el 70 por ciento sin usar es exactamente donde un asistente virtual gana su asiento.

Un coordinador virtual monitorea la bandeja de entrada de PatientPop, responde a prospectos web dentro de cinco minutos, programa slots de consulta desde el widget de reserva, enruta nuevas reseñas al dueño de la consulta y dispara la secuencia de solicitud de reseña para pacientes satisfechos después de cada visita. Las consultas que dotan de personal este rol típicamente ven los conteos de reseñas en línea duplicarse en un trimestre y la conversión de prospecto web subir entre 15 y 25 por ciento.

Brechas de integración que hay que planificar

Tebra se integra bien con los principales cámaras de compensación, Quest y LabCorp. Se integra menos bien con herramientas de PM de especialidad (Dentrix, OpenDental), laboratorios regionales más pequeños y algunas mensajerías de portal de paciente en celular. Un asistente virtual en Tebra necesita saber qué integraciones son limpias y cuáles necesitan una solución manual, para que la consulta no pierda órdenes o resultados de pruebas entre sistemas.

La solución manual más común es la entrada de orden de laboratorio para laboratorios regionales no integrados. Un coordinador capacitado en Tebra maneja la entrada manual de la orden, la re-asociación del resultado cuando llegan los resultados por fax o portal y el contacto con el paciente cuando un resultado necesita seguimiento. El mismo coordinador maneja el flujo manual de carta de referencia para cualquier especialista que no esté en una plataforma compatible con Tebra.

Qué hace un asistente virtual capacitado en Tebra en la semana uno

Día uno: iniciar sesión a través de la lista blanca de IP estática de la consulta, ejecutar la verificación de elegibilidad sobre la agenda del día siguiente, publicar cualquier ERA pendiente, trabajar la lista de denegaciones por código de razón, monitorear la bandeja de entrada de PatientPop y responder a nuevos prospectos web dentro de cinco minutos. Día dos al cinco: construir una biblioteca personal de macros de plantillas de Tebra coincidente con la especialidad de la consulta, ejecutar el reporte de envejecimiento de AR y marcar cuentas con más de 60 días, configurar el lote diario de solicitud de reseñas de PatientPop y documentar los flujos específicos de la consulta para el resto del equipo virtual.

Semana dos: hacerse cargo del triaje diario de bandeja de entrada clínica, la respuesta a mensajes del portal del paciente y la cadencia de seguimiento de resultados de laboratorio. Para el final de la semana dos el asistente es productivo lo suficiente para que el equipo en oficina pueda dejar de cubrir el trabajo virtual y volver a la atención al paciente en consultorio.