HIPAA y la fuerza laboral virtual

La objeción más común que escuchamos de los gerentes de consulta que consideran personal virtual es alguna versión de: '¿Realmente podemos dar a un empleado remoto acceso a nuestro EHR y permanecer cumplientes con HIPAA?' La respuesta es sí, y en muchos casos, un arreglo de personal virtual estructurado adecuadamente es más auditable y más cumpliente que su configuración actual en oficina.

Aquí está lo que realmente necesita saber.

El BAA no es negociable

Cualquier compañía de personal virtual que acceda, transmita o almacene PHI en su nombre es un Asociado de Negocio bajo HIPAA. Eso significa que necesita un Acuerdo de Asociado de Negocio firmado antes de que toquen un solo expediente del paciente.

Staffing For Doctors incluye un BAA como estándar en cada contrato. Si un vendedor que está evaluando no menciona el BAA por adelantado, trátelo como una señal de alerta.

Encriptación y controles de acceso

Todo PHI transmitido entre su EHR y su personal virtual debe estar encriptado en tránsito y en reposo. Su asistente médico virtual nunca debe acceder a datos del paciente a través de una red no segura. Eso significa MFA en todos los inicios de sesión, acceso por VPN o portal seguro y monitoreo de sesión.

El personal de Staffing For Doctors trabaja a través de conexiones encriptadas con AES-256 y debe usar dispositivos de trabajo dedicados. No permitimos acceso desde redes públicas o dispositivos personales.

Rastros de auditoría y registro de acceso

Una ventaja del personal virtual que rara vez se menciona: los registros de acceso al EHR son a menudo más completos y más fáciles de revisar que los patrones de acceso en oficina. Como el personal virtual trabaja completamente a través de interfaces digitales, cada acción se registra con una marca de tiempo y un ID de usuario.

Esto hace que las auditorías de cumplimiento sean más fáciles, no más difíciles. Puede ver exactamente quién accedió a qué expediente, cuándo y por qué. Para los campos específicos, ventanas de retención y cadencia de revisión que espera el OCR, vea nuestra guía detallada de requisitos de registro de auditoría de HIPAA para personal médico virtual.

Capacitación y cumplimiento continuo

Cada miembro del personal de Staffing For Doctors completa capacitación de HIPAA antes de la colocación y anualmente después. Mantenemos registros de capacitación y podemos proveer documentación a solicitud. Las consultas que pasan por auditorías de HIPAA encuentran que esta documentación simplifica significativamente el proceso de revisión.

En resumen: el personal virtual hecho correctamente no es un riesgo de HIPAA. Es un activo de cumplimiento.