Cómo incorporar a un miembro del personal virtual en 48 horas

El fracaso de onboarding más común que vemos no tiene nada que ver con el miembro del personal virtual. Tiene que ver con la propia preparación de la consulta, o la falta de ella. Las consultas que integran exitosamente a un asistente médico virtual en 48 horas comparten una característica: han hecho el trabajo de base antes de que su nuevo miembro de equipo inicie sesión.

Aquí está la lista de verificación exacta que usamos.

Antes del día uno: acceso y credenciales

Cree una cuenta de usuario del EHR con permisos basados en rol apropiados para la función de trabajo del asistente médico virtual. No les dé acceso de administrador si están agendando citas. No restrinja su vista si están haciendo autorización previa. Empareje el acceso con el rol.

Configure su correo (o un alias de reenvío), agréguelos a su software de agendamiento y prepare cualquier enrutamiento de llamadas que necesitarán. Si usa un sistema VOIP, cree su extensión antes de que empiecen. Nada mata el impulso como pasar las primeras dos horas del día uno esperando el acceso de TI.

Día uno: recorrido del flujo

Las sesiones de onboarding más eficientes que hemos visto son grabaciones por compartir pantalla. Un médico o gerente de consulta recorre los flujos clave una vez, graba la sesión y el asistente médico virtual la ve en su propio tiempo. Esto elimina la necesidad de capacitación sincrónica en cada detalle.

Cubra: cómo se agendan y categorizan las citas, cómo se manejan las llamadas entrantes, la ruta de escalamiento para preocupaciones urgentes del paciente, dónde encontrar instrucciones para el paciente o FAQs y a quién contactar para preguntas.

Días dos al cinco: trabajo en vivo supervisado

Su asistente médico virtual debe estar haciendo trabajo real para el día dos, pero con un ciclo de retroalimentación en su lugar. Revise al final del día para examinar cualquier caso extremo que haya surgido. La mayoría de los asistentes médicos virtuales tendrán un puñado de preguntas en la primera semana; para la semana dos, la tasa de preguntas cae bruscamente.

Designe a una persona en su consulta como el contacto principal. Una ruta de escalamiento clara elimina la ambigüedad y hace al asistente médico virtual más efectivo más rápido.

Semana dos y más allá

Su Gerente de Éxito del Cliente de Staffing For Doctors revisará en la marca de dos semanas para una revisión formal de desempeño. Para los 30 días, su asistente médico virtual debe estar operando a capacidad completa con supervisión mínima. La mayoría de las colocaciones alcanza este hito antes de lo programado.