Guía de asistente virtual para eClinicalWorks: encuentros telefónicos, jellybeans y vacíos de flujo de trabajo

eClinicalWorks (eCW) es uno de los EHRs más ampliamente desplegados en atención ambulatoria independiente, pero tiene una curva de aprendizaje más pronunciada de lo que su participación de mercado sugeriría. Un asistente médico virtual que ha usado eCW antes es productivo desde el día uno. Un asistente médico virtual que solo ha usado Epic o athenaOne usualmente necesita de cinco a siete días de capacitación estructurada específica de eCW para llegar allí.

Configuración de usuario, roles y acceso

La seguridad de eCW está basada en roles con una larga lista de permisos granulares por usuario. El error más común al incorporar en eCW es otorgar a un asistente médico virtual un rol de "Usuario Completo" cuando un rol más acotado de "Front Office" o "asistente médico" hubiera sido apropiado. La configuración correcta es acceso acotado por rol más complementos explícitos para lo que sea que el asistente médico virtual necesite más allá de su rol predeterminado.

Telephone Encounters y el flujo de acción requerida

Telephone Encounters en eCW es el espacio principal para la comunicación entrante con el paciente. Un asistente médico virtual capacitado en eCW usa Telephone Encounters de forma constante para cada interacción significativa con el paciente, con la bandera de acción requerida activada para que el encuentro se enrute a la bandeja del proveedor correcto. El uso descuidado de Telephone Encounter es la causa principal de comunicación con el paciente perdida en consultas que usan eCW.

Colores de "jellybean" e indicadores de estado del paciente

eCW usa pequeños indicadores de colores tipo "jellybean" en el hub del paciente para mostrar el estado de documentos, laboratorios, facturación y mensajes de un vistazo. Un asistente médico virtual que lee jellybeans con fluidez puede triar los pendientes de un paciente en segundos. El código de colores de jellybeans es una de las primeras cosas a capacitar en la semana uno.

Patient Hub y Right Chart

Dentro del expediente de un paciente, eCW separa el Patient Hub (datos administrativos y estructurados) del Right Chart (encuentros clínicos y notas de progreso). Un asistente médico virtual trabajando en tareas administrativas vive en el Patient Hub. Un escriba vive en el Right Chart. Capacitar ambas vistas en paralelo durante el onboarding es la forma más rápida de hacer al asistente médico virtual productivo en cualquiera de los flujos.

Brechas comunes en flujos de eCW

Las brechas recurrentes que vemos en consultas independientes con eCW: Telephone Encounters que nunca se marcan como atendidos, resultados de laboratorio que se quedan en la bandeja por semanas, fax-backs de autorización previa que nunca se adjuntan al encuentro correcto y listas de recordatorios que existen como archivos de Excel fuera del EHR. Un asistente médico virtual con capacitación específica en eCW cierra cada una de estas brechas en su primer mes.