Flujo de formularios de admisión del paciente con un asistente médico virtual

La admisión del paciente es el flujo más sub-diseñado en la mayoría de las consultas. El paciente llega, se sienta en la sala de espera con una tabla portapapeles, llena 14 páginas de papel, se las entrega a la recepción, y la recepción las tipea al EHR durante los siguientes dos días. El paciente recibe una peor primera impresión, la recepción se atrasa y el expediente está incompleto para la visita. Un asistente médico virtual convierte la admisión en un flujo pre-visita que despeja la mayor parte de este trabajo antes de que el paciente entre por la puerta.

Aquí está el flujo completo de admisión que un asistente médico virtual corre y las métricas que se mueven cuando se hace correctamente.

La ventana pre-visita: 72 a 24 horas antes

La admisión comienza 72 horas antes de la cita, no en el registro. El asistente médico virtual extrae el horario del día siguiente más dos, envía formularios digitales de admisión a cada paciente nuevo (Phreesia, Klara, Updox, el portal nativo del EHR, o una herramienta como JotForm si la consulta no tiene una solución de portal) y hace seguimiento con un recordatorio de texto 48 horas antes a los pacientes que no han comenzado los formularios.

Para 24 horas antes, la meta es que el 80 por ciento de los pacientes nuevos hayan completado la admisión digital. El 20 por ciento restante recibe una llamada personal del asistente médico virtual para recorrer los formularios por teléfono.

Verificación de elegibilidad, antes de cada cita

Mientras el paciente completa la admisión, el asistente médico virtual corre la verificación de elegibilidad a través de la cámara de compensación (Availity, Waystar, Change Healthcare) o la herramienta de elegibilidad integrada del EHR. La cobertura activa, el copago, el estatus del deducible, los requisitos de autorización previa y cualquier peculiaridad específica del plan (requisito de PCP de HMO, desajuste de código de plan BCBS, cobertura secundaria) se registran en la nota de cita del paciente.

Los problemas de elegibilidad detectados 24 a 48 horas antes de la visita se arreglan antes de que el paciente llegue. Los problemas de elegibilidad detectados en el registro retrasan la visita y frustran al paciente.

Carga de tarjeta de seguro e identificación

El flujo de admisión debe capturar imágenes del frente y reverso de la tarjeta de seguro y una foto de la identificación del paciente. El asistente médico virtual revisa cada carga, marca cualquier cosa borrosa o no coincidente y contacta al paciente para una recarga si es necesario. Las imágenes se adjuntan directamente al expediente del paciente para que estén disponibles para la recepción en el registro y para facturación más tarde en el ciclo.

Reconciliación demográfica

La admisión de paciente nuevo produce el primer conjunto de datos demográficos del paciente. La admisión de paciente que regresa produce una actualización contra el expediente existente. Un asistente médico virtual reconcilia ambos: la ortografía del nombre, la dirección, el teléfono, el correo electrónico, el empleador, el contacto de emergencia, la preferencia de idioma y la farmacia de registro se estandarizan y reconcilian contra el registro existente.

Los demográficos reconciliados son el cimiento de facturación limpia, alcance de recordatorios limpio y comunicación con el paciente limpia. Sáltese este paso y el resto de los flujos de la consulta se degradan.

Captura de consentimiento y HIPAA

El flujo digital de admisión captura el conjunto estándar de consentimientos de la consulta: acuse de recibo del Aviso de Prácticas de Privacidad, acuerdo de responsabilidad financiera, consentimiento de telesalud donde aplica, preferencias de comunicación (texto, correo electrónico, teléfono) y la liberación HIPAA que autoriza comunicación con miembros específicos de la familia. El asistente médico virtual verifica que cada consentimiento esté firmado y adjunto al expediente antes de la visita.

Historia clínica y reconciliación de medicamentos

La porción clínica de la admisión (queja principal, historia médica pasada, historia quirúrgica, historia familiar, historia social, medicamentos actuales, alergias, farmacia) es la parte de mayor rendimiento del flujo para el proveedor. Un asistente médico virtual revisa la admisión clínica de cada paciente nuevo, la deposita en el expediente en los campos estructurados correctos, marca cualquier brecha obvia (sin alergias listadas en absoluto, lista de medicamentos que no coincide con la queja principal) y prepara una nota de preparación del expediente para que el proveedor la revise antes de la visita.

Hecho correctamente, el proveedor entra al consultorio con un cuadro clínico completo y la visita comienza con la conversación que importa en vez de con una revisión de papeleo de cinco minutos.

El momento del registro

Cuando la admisión se corre pre-visita, el registro se convierte en un momento de 30 segundos en vez de un ejercicio de papeleo de 15 minutos. La recepción confirma la identidad, cobra cualquier copago pendiente (ya calculado a partir de la verificación de elegibilidad) y ubica al paciente en el consultorio. El proveedor ve al paciente a tiempo. La consulta corre al horario.