La lista de verificación de personal de fin de año para consultas médicas

Diciembre es el mes clínico más tranquilo y el mes operativo más ruidoso del año. La mayoría de las consultas opera con poco personal por las fiestas, atrasada en reportes de fin de año y ya con presión de calendario por enero. Lo más útil que un dueño de consulta puede hacer en diciembre es ejecutar una revisión estructurada de personal de fin de año. Aquí están los doce puntos de lista que más importan.

Cobertura y operaciones

1) Confirme la cobertura de días festivos por día y turno, incluyendo teléfonos, bandeja de entrada y triaje fuera de horario. 2) Audite la utilización de horas del personal virtual del cuarto trimestre e identifique roles sub y sobre-asignados. 3) Capacite de forma cruzada al menos a un asistente médico virtual en un segundo flujo de especialidad para que una sola solicitud de tiempo libre no paralice la consulta.

4) Concilie los registros de tiempo del personal virtual y resuelva cualquier pregunta abierta de facturas antes del 31 de diciembre para mantener los libros limpios. 5) Confirme que cada miembro del personal virtual haya completado la capacitación anual de actualización de HIPAA antes del año nuevo.

Cumplimiento y credencialización

6) Saque la fecha de atestación de CAQH de cada proveedor y recredencialice cualquier cosa dentro de 60 días de su vencimiento. 7) Vuelva a correr las fechas de vencimiento de verificaciones de antecedentes en cada miembro del personal virtual y renueve cualquier cosa dentro de 90 días. 8) Verifique que los BAAs estén archivados para cada vendedor que toque PHI, incluyendo cualquier herramienta nueva agregada durante el año.

Pipeline e ingresos

9) Ejecute la lista de recordatorios de fin de año una última vez. Diciembre y principios de enero son sorprendentemente productivos tanto para visitas de bienestar anual como para procedimientos electivos porque los pacientes han alcanzado los deducibles. 10) Confirme que las colas de autorización previa del primer trimestre no estén estancadas: muchos pagadores reinician beneficios el 1 de enero, lo cual desencadena una ola de reenvíos.

Planeación del primer trimestre

11) Identifique la brecha de personal con mayor probabilidad de generar un cuello de botella en el primer trimestre (usualmente teléfonos, escribiente o RCM) y reserve por adelantado una colocación de asistente médico virtual para arranque el 5 de enero. 12) Establezca un objetivo operativo medible del primer trimestre por rol de personal virtual con un número específico, una fecha límite específica y un dueño específico.