Cómo capacitar a un asistente médico virtual en su sistema de EHR

La pregunta del onboarding al EHR es la que más recibimos de consultas que nunca han trabajado con personal virtual antes. La preocupación tiene sentido: su EHR es el sistema nervioso operativo de su consulta, y entregar acceso a un empleado remoto se siente como un paso significativo.

Aquí está la guía práctica para hacer que un asistente médico virtual esté plenamente operativo en su EHR, para cualquiera de los sistemas principales.

Paso 1: Cree una cuenta de usuario basada en rol

Cada EHR principal (Epic, athenahealth, eClinicalWorks, Kareo, ChiroTouch, Dentrix, etc.) soporta acceso basado en rol. Cree una cuenta de usuario para su asistente médico virtual con permisos limitados a las funciones que realmente necesitan.

Un asistente médico virtual de agendamiento necesita: acceso al calendario de citas, datos demográficos del paciente, información de seguro y la capacidad de agregar notas al flujo de agendamiento. No necesitan acceso a notas clínicas, autoridad de prescripción ni conciliación de facturación.

Un asistente médico virtual de autorización previa necesita: acceso de lectura a notas clínicas para los encuentros relevantes, la capacidad de crear y rastrear solicitudes de autorización y acceso al módulo de órdenes. No necesitan agendar citas ni procesar pagos.

Tome 15 minutos para definir el alcance de acceso antes del día uno. Le ahorrará horas de resolución de problemas después.

Paso 2: Grabe un recorrido del flujo

Su EHR tiene sus propias peculiaridades. La forma en que su consulta lo ha configurado tiene aún más. Un recorrido grabado por compartir pantalla (20 a 30 minutos cubriendo los flujos clave) es la inversión individual de onboarding más efectiva que puede hacer.

Recorra: cómo encontrar un paciente, cómo agendar una cita (incluyendo selección de tipo de cita), cómo agregar una nota al expediente, cómo verificar elegibilidad de seguro y cómo enviar una solicitud de autorización previa si aplica.

Use una herramienta como Loom o la grabación de Zoom. Este video seguirá siendo útil para cada onboarding futuro, incluyendo personal en oficina.

Notas específicas por EHR

athenahealth: Los roles se configuran en la consola Admin. Cree un rol 'Personal Virtual' con acceso limitado y use autenticación de dos factores para todos los inicios de sesión.

Epic: Trabaje con su equipo de TI para configurar un usuario nombrado con acceso a Hyperspace acotado a los módulos relevantes. El rastro de auditoría de Epic es excelente: úselo.

eClinicalWorks: Cree un usuario en el módulo Admin. Use la configuración Security Role para limitar el acceso por módulo.

Kareo/Tebra: Configuración directa de rol bajo Settings > User Management. Al asistente médico virtual se le puede dar el rol 'Scheduler' o 'Front Office'.

ChiroTouch: Cree un usuario del personal bajo Admin > Users. Asigne el rol 'Front Desk' o 'Billing' según la función.

Dentrix: Configure un usuario en Office Manager > Maintenance > User Setup. Asigne los grupos de acceso apropiados.

Paso 3: Pruebe antes de salir en vivo

Antes de que su asistente médico virtual maneje una interacción real con un paciente, haga una sesión en vivo de 30 minutos con un gerente de consulta en la llamada. Pídales que recorran los flujos clave en su EHR mientras usted observa. Captan cualquier problema de acceso o confusión de flujo antes de que un paciente esté involucrado.

La mayoría de los asistentes médicos virtuales colocados por Staffing For Doctors llegan con familiaridad de EHR en su especialidad. El recorrido es sobre su configuración específica, no fundamentos de EHR.

Para estrategias específicas por sistema, también publicamos guías por EHR, como nuestra guía de asistentes virtuales para WebPT para consultas de fisioterapia. Si su organización utiliza una de esas dos plataformas, la guía de asistentes virtuales para MEDITECH y CareCloud compara sus contextos de acceso, colas de tareas, programación y ciclo de ingresos.